skip to Main Content
Regie Aan De Start

Regie aan de start

Bij de start van een project beschikt de business analist over een op zich duidelijke opdracht maar zijn er vaak ook nog tal van losse eindjes. Zo heb je misschien nog niet precies in beeld wat elke stakeholder exact verwacht. En laat nou net die mismatch een projectsucces enorm in de weg staan.

Dat je de wensen en eisen van alle belanghebbenden goed in kaart moet brengen is geen nieuws. Een beetje business analist is zich daar meer dan bewust van. Dat daarbij vaak alleen wordt gekozen voor individuele interviews is wel een misser. Want in zo’n een-op-een setting is het simpelweg onmogelijk om bepaalde informatie, zoals onderlinge verhoudingen tussen de stakeholders, de wisselwerking tussen verschillende belangen of meer emotionele argumenten, boven water te halen. Cruciale informatie: bij mislukte projecten bleek het ontbreken ervan meer dan eens de boosdoener.

Workshop

Een goede methode om dit soort zaken wel boven water te krijgen is de workshop. Het is geen gemakkelijke opgave om een goede workshop te ontwerpen en te faciliteren, maar het levert je wel volop relevante informatie op. Dankzij de groepsdynamiek die plaatsvindt tijdens een workshop oogst je waardevolle kennis die je in een-op-een-settings helemaal nooit had ontdekt. Je kunt als organiserende business analist volop observeren, horen en zien, maar zeker ook inspireren, beïnvloeden en sturen. Dat laatste is trouwens wel gelijk de grootste valkuil van de workshop – je zult niet de eerste business analist zijn die te veel gaat sturen op een voor je opdrachtgever wenselijke uitkomst. Blijf objectief! Je opdrachtgever zal je daar later meer dan dankbaar voor zijn.

Zit je met het project al verder in het traject? Dan zijn interviews een goede optie om meer de diepte in te gaan, zeker als je al workshops hebt gehouden. En kun je er niet vanuit gaan dat deelnemers onbevangen en open meedenken en meedoen aan de workshop, dan is het beter om op andere manieren aan je informatie te komen.

De Post-it voorbij

De crux van een goede workshop zit hem vooral in een optimale voorbereiding. Nadenken over wie je precies uitnodigt en waarom is stap één. Duidelijk afbakenen wat je verwachtingen zijn, wat je wilt bereiken en welk resultaat je terug wilt koppelen aan de deelnemers is stap twee. Uiteindelijk moet dat resulteren in een breed gedragen output waarin alle deelnemers hun eigen inbreng terugzien.

Andere belangrijke succesfactor voor de workshop is het improvisatietalent van de business analist. Waar een interview in zekere mate voorspelbaar verloopt, kan het met een workshop alle kanten op gaan. Die dynamiek komt van de deelnemers en zit in de manier waarop ze meedoen en in hun individuele verwachtingen. Een workshop kan je veel opleveren, maar het vergt een serieuze inspanning van de business analist. Het is niet alleen kwestie van oneliners op post-its verzamelen. Tijdens de workshop is het observeren, begrijpen wat er gebeurt en bijsturen als dat nodig is.

Om (non-)functionele eisen en wensen (requirements) te inventariseren is een workshop bij uitstek geschikt. Ook als je de informatiebehoefte van de stakeholders wilt achterhalen leent de workshop zich daar vaak goed voor. Het aantal deelnemers en de duur van workshop bepalen de diepgang van de informatie die uit een workshop komt. Over het algemeen kun je stellen dat de diepgang niet erg groot is, tenzij je hele lange of zeer specifieke workshops houdt.

Een goede workshop geeft je wel de garantie op een voortvarende start van het project waarmee je beslist het verschil kunt maken!

Wil jij meer weten over de noodzakelijke capaciteiten van een business analist? Neem dan hier een kijkje en download de belangrijkste agile tips!
Back To Top
X